Vom ERP zum Digitalen Produktpass: So gelingt die Datenanbindung

Der Produktpass beginnt in bestehenden Systemen

Artikelnummern im ERP, Materialangaben im PLM, Beschreibungen im PIM und Nachweise in Dokumentenordnern: Für einen Digitalen Produktpass müssen Informationen zusammenkommen, die bisher verschiedenen Aufgaben dienen. Ein zusätzlicher Export reicht häufig für eine erste Demonstration. Für einen verlässlichen Betrieb braucht es einen wiederholbaren Datenfluss.

Die gute Nachricht: Unternehmen müssen ihre vorhandene Systemlandschaft dafür nicht vollständig ersetzen. Entscheidend ist, welche Quelle für welches Datenfeld verbindlich ist und wie Änderungen kontrolliert in den Pass gelangen. Dieser Beitrag beschreibt einen praktischen Integrationsansatz. Die konkrete Umsetzung richtet sich nach Produktgruppe, Unternehmensrolle und anwendbaren Anforderungen.

1. Für jedes Datenfeld eine führende Quelle festlegen

Ein System kann für Artikelstammdaten führend sein, ein anderes für technische Eigenschaften. Ordnen Sie deshalb nicht pauschal „das ERP“ als Quelle für den gesamten Pass zu. Erstellen Sie stattdessen eine Zuordnung pro Feld oder fachlich zusammengehöriger Feldgruppe.

Für eine Materialangabe könnten beispielsweise das technische Entwicklungssystem als Quelle, die Produktentwicklung als fachlicher Verantwortlicher und ein freigegebener Änderungsstand als Übertragungsvoraussetzung gelten. Eine Produktbeschreibung kann dagegen aus dem PIM kommen. Welche Systeme tatsächlich diese Rollen übernehmen, hängt vom Unternehmen ab.

Dokumentieren Sie mindestens:

• Zielfeld im Produktpass und fachliche Definition
• führendes Quellsystem und konkretes Quellfeld
• Produktbezug: Modell, Charge oder Einzelprodukt
• Einheit, Sprache und zulässiges Format
• Verantwortlicher und Freigaberegel

Sind zwei Quellen widersprüchlich, braucht es eine fachliche Entscheidung. „Der zuletzt importierte Wert gewinnt“ ist dafür keine belastbare Regel.

2. Produktidentitäten vor der Schnittstelle klären

Eine Artikelnummer ist nicht automatisch die Kennung eines einzelnen Produkts. Varianten, Chargen und Seriennummern können eigene Zuordnungen erfordern. Legen Sie fest, wie die internen Schlüssel mit der Identität des Produktpasses verbunden werden.

Ein fiktives Beispiel: Das ERP führt die Artikelnummer A-100, das PIM die Variante A-100-BLAU und die Produktion eine Seriennummer. Ohne eindeutige Zuordnung könnte ein Pass Informationen der falschen Variante erhalten. Eine dokumentierte Zuordnungstabelle verhindert diese Verwechslung.

Für den ESPR-Rahmen sieht Artikel 10 die Verbindung des Passes mit einer dauerhaften eindeutigen Produktkennung über einen Datenträger vor. Welche Ebene der Pass abbildet, wird produktspezifisch festgelegt. Daraus folgt keine pauschale Pflicht, jede interne Artikelnummer zu ersetzen. Quelle: Verordnung (EU) 2024/1781, Artikel 9 und 10.

3. Daten übersetzen, nicht nur kopieren

Gleiche Spaltennamen garantieren noch keine gleiche Bedeutung. „Gewicht“ kann etwa Netto- oder Bruttogewicht bezeichnen. Ein Wert in Gramm darf nicht ohne Umrechnung in ein Feld für Kilogramm übertragen werden.

Eine Schnittstelle benötigt deshalb fachliche Übersetzungsregeln. Dazu gehören Einheitenumrechnung, Datumsformate, Sprachkennungen, kontrollierte Wertelisten und der Umgang mit fehlenden Angaben. Ein fehlender Messwert sollte nicht automatisch zu null werden: Null ist ein Wert mit eigener Bedeutung.

Die ESPR verlangt unter anderem strukturierte und interoperable Daten sowie offene Standards. Die konkrete Datenstruktur muss zum anwendbaren Regelwerk passen. Ein intern bequemes Exportformat ist damit noch kein Nachweis der Konformität. Quelle: Verordnung (EU) 2024/1781, Artikel 10 und 11.

4. Den Übertragungsweg passend zum Prozess wählen

Ein kontrollierter Dateiupload kann für einen begrenzten Pilotumfang sinnvoll sein. Regelmäßige Stapelübertragungen eignen sich für planbare Änderungen. Eine API-Anbindung kann helfen, wenn viele Produkte oder häufige Aktualisierungen verarbeitet werden müssen.

Die Entscheidung sollte sich an Datenvolumen, Änderungsfrequenz, Fehlerfolgen und vorhandenen Betriebsprozessen orientieren. Eine automatisierte Anbindung ist nur dann hilfreich, wenn sie Fehler sichtbar macht.

Definieren Sie für jeden Übertragungsweg:

• wann ein Datensatz übertragen werden darf,
• welche Prüfungen vor der Übernahme stattfinden,
• wie fehlerhafte Datensätze zurückgemeldet werden,
• wer die Korrektur übernimmt,
• und wie ein fehlgeschlagener Lauf erneut ausgeführt wird.

Eine Wiederholung darf weder doppelte Pässe erzeugen noch einen neueren Stand unbemerkt überschreiben.

5. Freigabe und Veröffentlichung auseinanderhalten

Nicht jede Änderung im Quellsystem gehört sofort in einen sichtbaren Produktpass. Entwürfe, vorläufige Messwerte und unbestätigte Lieferantenangaben können zunächst eine fachliche Prüfung benötigen.

Ein praktikabler Ablauf lautet: übernehmen, validieren, fachlich freigeben und anschließend bereitstellen. Halten Sie dabei Quelle, Version und Übertragungszeitpunkt fest. So lässt sich später nachvollziehen, warum ein bestimmter Wert im Pass erscheint.

Unser Beitrag zur DPP-Datenqualität erläutert die dazugehörigen Prüfungen.

6. Mit realistischen Fehlerfällen testen

Ein Test mit einem vollständig gepflegten Musterprodukt zeigt nur den einfachsten Fall. Ergänzen Sie Produkte mit fehlendem Nachweis, abweichender Einheit, mehreren Varianten oder einer nachträglichen Korrektur.

Prüfen Sie außerdem, was bei einer unterbrochenen Verbindung passiert. Bleibt der letzte freigegebene Stand verfügbar? Wird der Fehler gemeldet? Können Verantwortliche erkennen, welche Produkte betroffen sind?

Erst wenn diese Fälle funktionieren, wird aus einer Datenübertragung ein betreibbarer Prozess.

Der nächste sinnvolle Schritt

Wählen Sie eine überschaubare Produktfamilie und erstellen Sie zunächst die Feldzuordnung zwischen Quelle und Pass. Prüfen Sie anschließend einen vollständigen Änderungszyklus: vom korrigierten Quellwert bis zur kontrollierten Bereitstellung.

Wer die Datenanbindung so aufbaut, schafft eine Grundlage für weitere Produkte und spätere Anforderungen. Für die Einordnung der betroffenen Produktgruppen hilft unser Überblick zu Unternehmen, Produkten und Terminen.

Sie möchten Ihre bestehenden Systeme in die DPP-Vorbereitung einbeziehen? Sprechen Sie mit SimpleDPP über Ihre Ausgangslage.