Was kostet ein DPP-Projekt? Diese Aufwände gehören in die Planung

Die Softwarelizenz ist noch kein Projektbudget

Wer die Einführung eines Digitalen Produktpasses plant, fragt häufig zuerst nach dem Preis der Plattform. Für das Gesamtbudget ist jedoch ebenso wichtig, wie gut die Produktdaten vorbereitet sind, welche Systeme angebunden werden müssen und wer den Betrieb übernimmt.

Zwei Unternehmen mit ähnlich vielen Produkten können deshalb sehr unterschiedliche Aufwände haben. Ein strukturierter Datenbestand mit klaren Verantwortlichkeiten lässt sich anders integrieren als zahlreiche manuell gepflegte Dateien ohne gemeinsame Kennungen.

Dieser Beitrag liefert keine pauschalen Marktpreise. Er zeigt, welche Arbeitspakete in eine nachvollziehbare Kalkulation gehören und mit welchen Fragen sich Angebote besser vergleichen lassen.

Zuerst den Umfang festlegen

Bevor Sie Kosten vergleichen, definieren Sie die geplante Leistung. Geht es um einen begrenzten Pilot, eine Produktfamilie oder mehrere Standorte? Werden Pässe auf Modell-, Chargen- oder Einzelproduktebene geführt? Wie häufig ändern sich die Daten?

Für den ESPR-Rahmen werden konkrete Datenanforderungen und die Granularität produktspezifisch festgelegt. Eine Budgetannahme sollte deshalb kenntlich machen, welche Anforderungen bereits verbindlich sind und wo noch mit Planungsannahmen gearbeitet wird. Quelle: Verordnung (EU) 2024/1781, Artikel 9.

Ein belastbarer Projektumfang beschreibt mindestens Produktgruppen, Anzahl der relevanten Datensätze, Sprachen, Datenquellen, beteiligte Rollen und geplante Integrationen. Ohne diesen Bezug sind zwei Angebotssummen kaum vergleichbar.

1. Fachliche Klärung und Projektorganisation

Zu Beginn müssen Anforderungen eingeordnet, Verantwortliche benannt und Entscheidungen getroffen werden. Diese Arbeit fällt auch dann an, wenn die Software schnell einsatzbereit ist.

Planen Sie Zeit für Produktmanagement, IT, Qualität, Einkauf und gegebenenfalls weitere Fachbereiche ein. Nicht alle müssen ständig beteiligt sein; für relevante Daten und Freigaben sollte aber jeweils eine zuständige Person erreichbar sein.

Ein typischer unterschätzter Aufwand ist die Abstimmung: Wer entscheidet bei widersprüchlichen Materialangaben? Wer genehmigt die Veröffentlichung eines Nachweises? Solche Fragen lassen sich nicht allein durch eine technische Schnittstelle lösen.

2. Dateninventur und Aufbereitung

Die vorhandenen Daten müssen gefunden, zugeordnet und geprüft werden. Dazu können die Bereinigung von Dubletten, die Vereinheitlichung von Einheiten, die Zuordnung von Nachweisen und die Klärung fehlender Angaben gehören.

Schätzen Sie diesen Aufwand anhand einer repräsentativen Stichprobe. Ein einzelnes perfekt gepflegtes Produkt ist dafür wenig aussagekräftig. Wählen Sie zusätzlich ältere Produkte, mehrere Varianten und Datensätze unterschiedlicher Lieferanten.

Hilfreiche Kennzahlen sind etwa die Zahl ungeklärter Pflichtfelder, der Anteil eindeutig zugeordneter Nachweise und die durchschnittliche Bearbeitungszeit pro problematischem Datensatz. Die Ergebnisse zeigen, ob das Budget eher von Datenarbeit oder von Technik bestimmt wird.

3. Schnittstellen und Systemanbindung

Eine einmalige Dateiübernahme kostet anders als eine dauerhaft betreute Integration. Bei Schnittstellen zählen neben der Entwicklung auch Feldzuordnung, Testdaten, Fehlerbehandlung, Dokumentation und spätere Anpassungen.

Fragen Sie bei Angeboten konkret nach:

• Welche Systeme und Datenflüsse sind enthalten?
• Wer erstellt und pflegt die fachliche Feldzuordnung?
• Wie werden fehlgeschlagene Übertragungen behandelt?
• Welche Test- und Abnahmeleistungen sind vorgesehen?
• Welche Änderungen gelten später als Zusatzleistung?

Ein technisch erfolgreicher Import ist noch kein Beleg dafür, dass die Inhalte fachlich richtig zugeordnet wurden. Die Prüfungen zur DPP-Datenqualität helfen bei der Definition der Abnahme.

4. Kennzeichnung und Einbindung in Prozesse

Ein Produktpass muss zuverlässig zum richtigen Produkt führen. Berücksichtigen Sie deshalb die Erstellung und Zuordnung von Kennungen sowie die Integration geeigneter Datenträger in Verpackungs-, Druck- oder Produktionsprozesse.

Je nach Produkt und Vorgabe können Material, Platzierung, Lesbarkeit und Haltbarkeit eine Rolle spielen. Dazu kommen Tests mit realen Produkten und den tatsächlichen Abläufen vor Ort.

Der Datenträger ist nur ein Teil des Systems. Unser Beitrag „Ein QR-Code allein macht noch keinen Digitalen Produktpass“ erklärt die Verbindung zwischen Zugangspunkt und Produktinformationen.

5. Plattform und laufender Betrieb

Bei der Plattform können Preisbestandteile an Nutzer, Pässe, Datenvolumen, Schnittstellen, Support oder andere Nutzungsgrößen gekoppelt sein. Prüfen Sie die jeweils vereinbarte Abrechnung und lassen Sie sich ein Szenario für erwartetes Wachstum zeigen.

Zum Betrieb gehören außerdem fachliche Aktualisierung, Bearbeitung von Datenfehlern, Rechteverwaltung, Überwachung der Übertragungen und Pflege von Nachweisen. Diese Aufgaben verschwinden nach dem Start nicht.

Die Europäische Kommission beschreibt die detaillierten Produktdaten als dezentral gespeichert. Damit gehört die Verantwortung für deren Bereitstellung in die Betriebsplanung. Das zentrale Register ersetzt diesen Aufwand nicht. Quelle: Europäische Kommission – DPP-FAQ.

Ein einfaches Kalkulationsmodell

Trennen Sie einmalige und wiederkehrende Aufwände. Als interne Planungsstruktur kann dienen:

Einmalig: fachliche Konzeption + Datenaufbereitung + Integration + Kennzeichnung + Schulung und Abnahme.

Wiederkehrend: Plattform und Hosting + Datenpflege + Schnittstellenbetreuung + Support + regelmäßige Überprüfung.

Ergänzen Sie interne Arbeitszeit ebenso wie externe Leistungen. Kennzeichnen Sie unsichere Annahmen und berechnen Sie mindestens ein Basis- und ein Wachstumsszenario. Eine begründete Reserve für offene Daten- oder Integrationsfragen ist aussagekräftiger als eine unkommentierte Pauschale.

Mit einem messbaren Pilot belastbarer planen

Ein begrenzter Pilot sollte nicht nur zeigen, dass ein Pass angezeigt wird. Messen Sie auch, wie lange die Datenaufbereitung dauert, wie viele Rückfragen entstehen und welche Arbeit bei einer Änderung anfällt.

Mit diesen Werten lässt sich das Budget für weitere Produkte fundierter abschätzen. Der Pilot liefert damit neben einem technischen Ergebnis eine bessere Entscheidungsgrundlage für den Rollout.

Wenn Sie Ihren Projektumfang einordnen möchten, können Sie SimpleDPP Ihre Produktgruppen und bestehende Datenlandschaft schildern. Je klarer diese Ausgangslage ist, desto genauer lässt sich der tatsächliche Aufwand besprechen.